Assistant administratif H/F

CDD 7 mois

Assister au quotidien et lors d’évènements les membres de la Direction et les membres de l’équipe centrale de l’Institut Carnot CALYM

Missions

 

  • Gérer et tenir l’agenda du directeur et directeur R&D
  • Organiser la logistique des déplacements de l’équipe CALYM : réservation de transport et hébergement, inscription aux congrès, aide à la préparation des notes de frais (Directeur et directeur R&D)
  • Organiser la logistique des déplacements des membres du consortium et des participants lors d’évènements CALYM
  • Rédiger les notes de frais pour les membres du consortium
  • Organiser la logistique des réunions internes, rédiger les comptes-rendus et les diffuser
  • Contribuer à l’organisation et assister aux réunions et évènements externes
  • Interagir avec les sous-traitants (sollicitation de devis, suivi des dossiers, réception et transmission des factures…)
  • Alimenter et tenir à jour les différents outils de suivi de l’activité (annuaires, listes de diffusion, indicateurs qualité, CRM, tableau de suivi des conventions)
  • Participer au suivi des conventions de reversement de l’abondement
  • Participer à la rédaction des documents qualité
  • Rédiger, mettre en forme et imprimer des documents
  • Gérer les courriers (réception, réponses, transmission)
  • Recevoir et répartir les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs
  • Recenser les besoins en fournitures, remplir le fichier de commande et distribuer les fournitures
  • Classer et archiver selon les procédures en vigueur
  • Créer, mettre à jour, supprimer les accès membres dans le back-office du site internet CALYM
  • Participer à l’accueil des nouveaux embauchés

Profil

De formation de type Bac + 2 Assistanat

Vous avez une idéalement une expérience d’assistanat de direction.

Vous maitrisez les logiciels bureautiques (suite office) et vous savez vous adapter à des outils métier.

La maitrise de l’anglais est un plus.

Ce poste requiert sens de l’organisation, rigueur, discrétion et une bonne capacité de communication et un fort relationnel.

Votre sens des responsabilités et du travail d’équipe vous permettra d’être rapidement opérationnel

Poste basé à Pierre-Bénite (Lyon-Sud)

Pour postuler
Candidature LYSARC
CV *
Taille de téléchargement maximum : 2 Mo
Lettre de motivation *
Taille de téléchargement maximum : 2 Mo

Nous vous invitons à remplir le formulaire suivant et à adresser votre CV et lettre de motivation.